روش‌های طراحی سیستم اندازه‌گیری عملکرد – علیرضا محمودی فرد

پایگاه آسان ریپورتاژ / سیستم‌های اندازه‌گیری عملکرد (Performance Measurement Systems یا PMS) ابزارهای کلیدی برای سازمان‌ها در جهت ارزیابی، پیگیری و بهبود عملکرد هستند. طراحی یک سیستم مناسب اندازه‌گیری عملکرد به مدیران کمک می‌کند تا به‌طور مؤثری اهداف سازمان را مدیریت کرده و در راستای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک اقدام کنند. این یادداشت به بررسی روش‌های طراحی سیستم‌های اندازه‌گیری عملکرد و اهمیت آن‌ها در مدیریت سازمانی می‌پردازد.

اهمیت سیستم اندازه‌گیری عملکرد

سیستم‌های اندازه‌گیری عملکرد به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا:

ارسال سیگنال‌های دقیقی به ذی‌نفعان: با ارائه اطلاعات شفاف در مورد عملکرد سازمان (Neely et al., 2002).

پشتیبانی از تصمیم‌گیری: بر اساس داده‌های واقعی و قابل اعتبار (Kaplan & Norton, 1996).

برقراری ارتباط موثر: میان اهداف استراتژیک و عملیات روزمره (Parmenter, 2015).

روش‌های طراحی سیستم اندازه‌گیری عملکرد

تعیین اهداف و استراتژی‌های سازمان

طراحی یک سیستم اندازه‌گیری عملکرد باید با بررسی دقیق اهداف و استراتژی‌های سازمان آغاز شود. تعیین اهداف باید بر اساس مدلSMART  (خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی شده) انجام شود تا اطمینان حاصل شود که شاخص‌های توسعه‌یافته به اهداف کلان سازمان مرتبط هستند (Doran, 1981).

شناسایی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)

پس از تعیین اهداف، گام بعدی شناسایی KPIs مناسب است. این شاخص‌ها باید قادر به اندازه‌گیری دستیابی به اهداف و مدیریت عملکرد باشند. استفاده از تحلیل ذی‌نفعان و مشاوره با تیم‌های مختلف در این مرحله می‌تواند به شناسایی معیارهای موفقیت کمک کند (Freeman, 1984).

استفاده از مبنای داده‌محور

برای طراحی یک سیستم مؤثر، لازم است که تصمیمات بر مبنای داده‌های معتبر و تجزیه و تحلیل‌های پیشین اتخاذ شود. این مرحله شامل جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های داخلی و خارجی برای شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان است (Sharma & Kaur, 2016).

توسعه چارچوب سیستم اندازه‌گیری

ایجاد یک چارچوب مشخص برای طراحی سیستم اندازه‌گیری عملکرد، شامل تعریف فرآیندهای جمع‌آوری داده، مسئولیت‌ها و نقش‌ها، و تغذیه‌ی اطلاعات به سیستم، بهبود مقایسه‌پذیری و قابلیت اطمینان داده‌ها را فراهم می‌کند (Parmenter, 2015).

تحلیل و بازنگری مداوم

یک سیستم اندازه‌گیری عملکرد باید به‌گونه‌ای طراحی شود که امکان بازخورد و بهبود مستمر را فراهم کند. استفاده از ابزارهای تحلیل و بررسی منظم داده‌ها و نتایج، به شناسایی نیازها و نقاط ضعف کمک می‌کند (Aguinis, 2009).

آموزش و فرهنگ‌سازی در سازمان

پذیرش و موفقیت یک سیستم اندازه‌گیری عملکرد به فرهنگ سازمانی وابسته است. آموزش کارکنان و تشویق آن‌ها به مشارکت در فرآیندهای اندازه‌گیری و گزارش‌دهی، می‌تواند به موفقیت این سیستم کمک کند (Neely et al., 2002).

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

طراحی یک سیستم اندازه‌گیری عملکرد مؤثر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌طور دقیق‌تری عملکرد خود را ارزیابی کنند و در راستای تحقق اهداف استراتژیک حرکت کنند. با استفاده از روش‌های مختلفی مانند تعیین اهداف، شناسایی KPIs، استفاده از داده‌های معتبر، توسعه یک چارچوب سیستم، بازنگری مداوم و فرهنگ‌سازی در سازمان، می‌توان به یک سیستم اندازه‌گیری عملکرد کارآمد دست یافت.

تبیین: علیرضا محمودی فرد – ویراستار ارشد رسانه کلام ماندگار