روش‌های شناسایی شاخص‌های عملکرد – علیرضا محمودی فرد

آسان ریپورتاژ: شناسایی شاخص‌های عملکرد (Performance Indicators یا PIs) یکی از ارکان مدیریت کارآمد سازمان‌ها به شمار می‌رود. PIs ابزارهای کمی و کیفی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملکرد خود را اندازه‌گیری کرده و در راستای تحقق اهداف استراتژیک خود عمل کنند.

اهمیت شاخص‌های عملکرد

شاخص‌های عملکرد به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا:

انجام بهینه‌سازی‌های عمل: درک نقاط قوت و ضعف فرآیندها و شناسایی فرصت‌های بهبود (Aguinis, 2009).

تصمیم‌گیری دقیق‌تر: بر اساس داده‌های مستند و قابل فهم (Kaplan & Norton, 1996).

ارتباط بهتر با ذی‌نفعان: ارائه شفاف عملکرد به کارکنان، مشتریان و سهام‌داران (Parmenter, 2015).

روش‌های شناسایی شاخص‌های عملکرد

تعیین اهداف استراتژیک

نخستین قدم در شناسایی KPIs، تعریف واضح و دقیق اهداف استراتژیک سازمان است. این اهداف باید SMART (خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی شده) باشند که به شناسایی شاخص‌های مرتبط کمک می‌کند (Doran, 1981).

تحلیل ذی‌نفعان

تجزیه و تحلیل نیازها و انتظارات ذی‌نفعان (مانند مشتریان، کارکنان و سهام‌داران) می‌تواند به شناسایی شاخص‌هایمنی که عملکرد سازمان برای آن‌ها اهمیت دارد، کمک کند. این فرآیند می‌تواند شامل مصاحبه‌ها، نظرسنجی‌ها و جلسات کارگاهی باشد (Freeman, 1984).

استفاده از ابزارهای تحلیل داده‌ها

ابزارهای تحلیل داده‌ها و نرم‌افزارهایBI (Business Intelligence)  می‌توانند به شناسایی رفتارها و الگوهای عملکرد کمک کنند. با تحلیل داده‌های تاریخی و عملکردهای پیشین، می‌توان به شناسایی شاخص‌های کلیدی و روندهای مرتبط با آن‌ها پرداخت (Sharma & Kaur, 2016).

مدل‌سازی فرآیند

تحلیل و مدل‌سازی فرآیندها یکی دیگر از روش‌های مؤثر برای شناسایی KPIs است. نمودارهای جریان و مدل‌های BPMS (Business Process Management Systems) می‌توانند به شناسایی نقاط کلیدی که بر عملکرد تأثیر دارند، کمک کنند (Dumas et al., 2018).

ایجاد یک چارچوب KPI

توسعه یک چارچوب مشخص برای توسعه KPIs می‌تواند به شناسایی معیارهای مناسب کمک کند. این چارچوب باید شامل مقیاس‌های عملکرد، واحدهای اندازه‌گیری و روش‌های جمع‌آوری داده‌ها باشد (Parmenter, 2015).

تست و تعدیل شاخص‌ها

پس از شناسایی اولیه KPIs، لازم است که این شاخص‌ها آزمایش و تعدیل شوند تا اطمینان حاصل شود که به درستی عملکرد را منعکس می‌کنند. این مرحله شامل دریافت بازخورد از ذی‌نفعان و انجام تحلیل‌های مستمر است (Aguinis, 2009).

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

شناسایی شاخص‌های عملکرد یکی از مراحل حیاتی در مدیریت هر سازمان است. با استفاده از تکنیک‌های مختلفی مانند تعیین اهداف استراتژیک، تحلیل ذی‌نفعان، استفاده از ابزارهای تحلیل داده، مدل‌سازی فرآیند، ایجاد یک چارچوب مشخص و تست و تعدیل شاخص‌ها، سازمان‌ها می‌توانند به شکلی مؤثرتر عملکرد خود را مدیریت کنند و در راستای اهداف خود پیشرفت کنند.

تنظیم: علیرضا محمودی فرد – سردبیر رسانه کلام ماندگار